La possibilità di svolgere le assemblee delle società di capitali mediante videoconferenza, anche se non espressamente previsto dallo statuto sociale, è stata prorogata fino al 31 dicembre 2024.
Questa regola si applica anche quando l'assemblea deve essere verbalizzata dal notaio, che si può collegare direttamente dal proprio studio.
La possibilità di tenere le assemblee in videoconferenza è stata espressamente prevista dal decreto Cura Italia (articolo 106 del decreto legge 17 marzo 2020 , n. 18, convertito con modificazioni dalla Legge 24 aprile 2020 n. 27), al fine di ridurre il rischio di contagio da coronavirus.
Il termine è stato successivamente prorogato in diverse occasioni, ed è ora riferito alle assemblee tenute, e non a quelle convocate, entro tale data.
Ricordiamo che nell’ambito degli organi sociali delle società di capitali (s.r.l. e s.p.a.), l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione per le riunioni è ormai entrato nella prassi abituale, ed è espressamente previsto dall’art. 2470, quarto comma, del codice civile, modificato dalla riforma del 2003, in base al quale “lo statuto può consentire l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”. Molti statuti societari contengono dunque una specifica clausola che regola le modalità per lo svolgimento delle assemblee dei soci e delle riunioni degli organi sociali in videoconferenza o audioconferenza.
In mancanza, è opportuno che venga introdotta una specifica clausola nello statuto, per consentire lo svolgimento della riunione mediante mezzi di telecomunicazione anche dopo lo scadere del termine prorogato dalla legge.
Ancora prima che intervenisse la legislazione di emergenza, la Commissione Società del Comitato Notarile del Triveneto (Massima n. H.B.39 del 2017) aveva ritenuto possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale” e la parità di trattamento dei soci, la cui verifica spetta al presidente dell’assemblea, secondo principi di correttezza e di buona fede.
Il principio era stato ribadito dalla Commissione società del Consiglio Notarile di Milano (Massima n. 187 - 11 marzo 2020), nella quale è stato ulteriormente precisato che “l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio”. Nel luogo indicato nell’avviso di convocazione devono inoltre trovarsi le persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona. Tale incarico, peraltro, può essere affidato al segretario verbalizzante o al notaio, a condizione che questo sia messo in grado di svolgerlo.
Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi come funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario, ma non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, o del notaio in caso di verbale in forma pubblica.
Ricordiamo infatti che l’assemblea delle società di capitali deve essere verbalizzata da un notaio per le modifiche statutarie o comunque le delibere straordinarie, mentre nel caso delle delibere ordinarie il verbale è redatto dal soggetto indicato come segretario in base alle disposizioni statutarie.
La possibilità di partecipazione all’assemblea di società di capitali attraverso strumenti di collegamento a distanza, anche se non espressamente prevista dallo statuto, era stata ulteriormente confermata dal Consiglio Nazionale del Notariato, richiamando l’art. 1, lettera q), del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 marzo 2020, nelle indicazioni fornite ai notai il 10 marzo 2020 per la gestione dell’emergenza sanitaria Covid-19.
E’ essenziale comunque che venga assicurata la possibilità di tutti i soci di partecipare all’assemblea, fisicamente o mediante mezzi di telecomunicazione, nel rispetto, non solo formale ma anche sostanziale, del metodo collegiale e dei principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci.
In caso di assemblea totalitaria, tutto risulta ovviamente più semplice, ed è anche possibile evitare la preventiva convocazione.
In caso contrario è necessario rispettare le regole previste dalla legge e dallo statuto per la convocazione dell’assemblea, indicando il luogo di svolgimento fisico della riunione e le modalità di collegamento remoto messe a disposizione dalla società.
In ogni caso, deve sempre essere consentito al presidente dell'assemblea, anche a mezzo del proprio ufficio di presidenza, di accertare l'identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell'adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione; deve essere consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione; deve essere consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione. Devono inoltre essere rispettate le specifiche regole eventualmente previste dallo statuto sociale.
Non si può escludere che, in relazione alle specifiche circostanze e soprattutto nel caso di riunione tra pochi soggetti reciprocamente ben noti, anche l’audioconferenza in assenza di collegamento video sia idonea ad assicurare il rispetto del metodo collegiale e dei principi sopra indicati.
Le stesse modalità possono essere adottate per lo svolgimento delle riunioni degli organi sociali (assemblee dei soci e adunanze dei consigli di amministrazione o degli organi di controllo).