Cosa fa il Notaio
La figura del notaio è nota a tutti, ma la sua funzione e il suo lavoro sono poco conosciuti. Sappiamo che bisogna rivolgersi al notaio per certi atti, come l'acquisto di un immobile, la costituzione di una società o una sua modifica significativa, la pubblicazione di un testamento, ma anche in queste occasioni ciò che vediamo è solo una minima parte del lavoro del notaio, quella che si svolge alla presenza del cliente, e coincide con il colloquio preliminare e la stipula dell'atto. Nell'incontro preliminare il cliente spiega le proprie esigenze, fornisce al notaio le informazioni necessarie, esprime i suoi eventuali dubbi e riceve gli opportuni chiarimenti. Al momento della stipula dell'atto il notaio legge alle parti il contratto o il documento che ha preparato, glielo spiega in termini comprensibili, verifica che sia conforme alla loro volontà e raccoglie infine le loro firme. Chi si ferma a questi due momenti, però, non riesce a rendersi conto di tutto il lavoro che viene svolto dietro le quinte da parte del notaio i dei suoi collaboratori. L'aspetto visibile del lavoro del notaio è come la punta di un iceberg, la cui porzione sommersa, e quindi non immediatamente visibile, rappresenta la parte maggiore.
I notai sono pubblici ufficiali, nominati dallo Stato dopo aver superato un concorso pubblico estremamente selettivo, ma svolgono la loro attività come liberi professionisti, mantenendo un rapporto di autonomia nei confronti della Pubblica Amministrazione. Si assumono pertanto la totale responsabilità per il loro operato, rispondendo in proprio degli eventuali errori.
I notai hanno una sede che gli è stata assegnata per concorso. In tutte le città o i centri di una certa importanza sono presenti uno o più notai. Oltre alla sede vera e propria, che è il suo studio principale, il notaio può anche avere un ufficio in un'altra località del distretto notarile, che coincide in linea di massima con il territorio della provincia. Inoltre il notaio, su richiesta del cliente, può recarsi a stipulare atti in tutto il territorio del distretto. Ogni cittadino, dunque, può contare sulla presenza di più notai nella propria città o nelle immediate vicinanze, e può decidere liberamente a chi rivolgersi.
Il notaio, anche quando è scelto da una sola delle parti, non può mai fare l'interesse di una parte a danno dell'altra. Il suo ruolo gli impone di essere imparziale, e di fornire a entrambe le parti una consulenza neutrale, in modo di favorire il raggiungimento di un accordo chiaro e definitivo. L'intervento del notaio previene l'insorgere di liti tra le parti ed evita il moltiplicarsi delle controversie in sede giurisdizionale, svolgendo un'importante funzione sociale.
L'attività del notaio non si esaurisce nella redazione degli atti ma è preceduta da una complessa attività preparatoria. Anzitutto il notaio deve indagare la volontà delle parti e fornire ai clienti i chiarimenti necessari per comprendere esattamente l'atto che sarà stipulato. Anche nel contratto più semplice, il notaio non si limita ad autenticare le firme, ma controlla che il contenuto sia conforme alla legge e alla volontà di chi lo sottoscrive. Molto importante è anche l'attività di consulenza svolta dal notaio quale professionista esperto nelle materie di sua competenza. In particolare, sotto l'aspetto fiscale, il notaio può consigliare alle parti la soluzione più opportuna, e informarle circa la possibilità di usufruire di particolari agevolazioni previste dalla legge. Il notaio è tenuto inoltre ad eseguire tutte le verifiche necessarie in relazione all'atto da stipulare. Nel caso dei trasferimenti immobiliari, per esempio, deve accertare l'effettiva proprietà dei beni e la mancanza di ipoteche o altri vincoli contratti nell'ultimo ventennio, l'esattezza dei dati catastali, la regolarità nei confronti della normativa urbanistica e molti altri fattori derivanti dalla complessità della legislazione italiana. L'attività del notaio continua anche dopo la stipula dell'atto, infatti egli provvede a tutti gli adempimenti conseguenti, anche di carattere fiscale. Anzitutto cura la registrazione, con il pagamento della relativa imposta, che il notaio è tenuto a riscuotere dalle parti per conto del fisco. La somma corrisposta al notaio comprende infatti, oltre alla retribuzione per la sua attività professionale, il rimborso delle imposte, tasse, diritti e altre spese che la pratica comporta. Per i trasferimenti immobiliari il notaio cura la trascrizione nei registri della Conservatoria e la voltura catastale, per gli atti societari l'iscrizione nel registro delle imprese presso la Camera di commercio. Esistono poi a una serie di adempimenti previsti per casi specifici. Un altro aspetto importante nell'attività del notaio è la capacità di spiegare alle parti, in un linguaggio semplice e chiaro, il contenuto di quegli atti che, per esigenze giuridiche, sono spesso pieni di termini tecnici poco comprensibili. Non esitate, dunque, a chiedere al notaio di chiarire qualsiasi dubbio circa l'atto da stipulare.
Il notaio svolge insomma una duplice funzione di garanzia. Nei confronti delle parti assicura la correttezza formale dell'atto e l'effettivo raggiungimento dello scopo perseguito, ma allo stesso tempo garantisce la collettività verificando che il contenuto dell'atto sia conforme alla legge. Nella nostra epoca l'esigenza di garantire il cittadino è particolarmente sentita, come testimonia la nascita di una serie di “autorità garanti” indipendenti preposte a tutelare particolari aspetti della vita sociale. Il confronto tra il nostro sistema latino e quello anglosassone, in cui la funzione notarile consiste nella mera certificazione dell'identità di chi sottoscrive un documento, rende evidente che la mancanza di una figura caratterizzata dalla professionalità, imparzialità e preparazione giuridica del notaio latino impone a ciascuna delle parti di farsi assistere da un proprio consulente legale, con una conseguente moltiplicazione delle spese. Risultano inoltre molto più frequenti le controversie successive alla stipula, da risolvere necessariamente in via giudiziale. La figura del notaio latino risulta dunque estremamente moderna, come testimonia la sua crescente diffusione internazionale, anche in Stati con una differente cultura giuridica, come la Cina.